Chaque jour vous devez gérer un volume important de documents
Vos tâches quotidiennes impliquent de gérer et transmettre de nombreux documents à vos collaborateurs, clients et autres partenaires. Un temps non négligeable est perdu chaque jour pour rechercher, rédiger et envoyer ces documents.
Quotero améliore et accélère ces processus grâce à une approche performante et simplifiée de la gestion électronique de documents.
Quotero est entièrement Open Source et fournit une large gamme de de fonctionnalités à la fois puissantes et innovantes.
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Le système open source de Gestion Electronique de Documents (GED)
Quotero optimise la production documentaire et représente l'alternative aux lourds systèmes d'ECM (Enterprise Content Management) souvent peu adaptés.
Un outil quotidien
Quotero est le système de gestion électronique de documents (GED) qui allie simplicité d'utilisation et puissance fonctionnelle. La production et la consultation des documents étant des tâches très fréquentes dans les organisations d'aujourd'hui, Quotero fait de la simplification de ces opérations un maître mot.
Parce qu'il n'y a pas que le web
Il n'est plus question d'imposer un mode de production unique où l'utilisateur doit passer par de multiples interfaces web. Avec Quotero chaque collaborateur accède aux fonctionnalités collaboratives directement depuis son poste de travail et dans son environnement bureautique. Lien vers Quotero Explorer, Quotero for Office.
La structuration d'un référentiel documentaire évoluant sans cesse, Quotero permet aux utilisateurs de définir eux-mêmes leur plan de classement, leurs schémas de métadonnées et leurs chaînes de validation. Oubliez les fichiers XML de configuration, devez l'administrateur de votre référentiel documentaire. Lien vers le studio.
Quotero a fait de son système d'indexation et de recherche un pilier du référentiel documentaire. Chaque document est indexé avec son contenu et ses métadonnées et peut faire l'objet de recherches plein texte. En combinant les critères, l'utilisateur dispose d'un outil unique de requête.
L'organisation d'un référentiel documentaire performant n'est plus dissociable d'une dimension collaborative forte. Quotero est le système de GED open source qui offre aux utilisateurs un accès centralisé aux fonctionnalités collaboratives.
La gestion de version est au cœur de Quotero. Chaque utilisateur contribue en parallèle sur un document tout en préservant l'intégrité et la réversibilité de celui-ci. Le contenu, les métadonnées et les commentaires sont versionnés afin de garantir une traçabilité totale du cycle de vie des documents.
Chaîne de validation
Quotero permet la mise en place simplifiée de chaînes de validation. Ainsi, les utilisateurs peuvent déclencher une demande de validation auprès utilisateurs et groupes autorisés. Chaque étape de validation est entièrement paramétrable et peut faire l'objet de notification par email.
Il est souvent nécessaire d'ajouter des notes ou des commentaires sur un document afin de fournir des indications supplémentaires aux utilisateurs amenés à le manipuler ou le consulter. Quotero offre aux utilisateurs de telles fonctionnalités. Ces commentaires peuvent, par ailleurs, faire l'objet de versionning.
Quotero est bâti sur une architecture entièrement orientée service. Toutes les applications (Web client, Quotero Explorer, Quotero for Office) sont elles-mêmes clientes d'un serveur central qui expose une couche de webservices couvrant l'intégralité des fonctionnalités de la GED. Cette architecture offre des capacités d'interopérabilité uniques grâce à l'utilisation d'API disponibles en dotNet, PHP et Java.
Un modèle ouvert
Le code source du serveur Quotero est entièrement open source sous licence GPL. Ainsi tout développeur peut consulter, modifier et enrichir les fonctionnalités du référentiel documentaire. Quotero propose par ailleurs de multiples interfaces à implémenter qui permettent d'étendre la gestion des utilisateurs, le moteur de règles, le plan de métadonnées et le moteur d'indexation.
Quotero parle SOAP, FTP, CIFS, NFS
Une des forces majeurs de Quotero réside dans sa capacité à implémenter de multiples protocoles comme
- FTP pour les transferts de fichiers
- NFS pour le partage de fichiers sous les systèmes Linux
- CIFS pour le partage de fichiers sous Windows
- SOAP pour l'intégration dans des applications tierces
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L'expérience web de Quotero
Quotero Web Explorer permet à tous les utilisateurs d'accéder à Quotero depuis une interface web
Cette application permet un accès distant à toutes les fonctionnalités de la GED : consultation, mise à jour des documents, fonctionnalités collaboratives, etc.
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Quotero Web Explorer a été conçu en respectant scrupuleusement les standards du web et permet ainsi une expérience complète quelque soit le navigateur de l'utilisateur.
De plus, Quotero Web Explorer dispose d'une version mobile qui permet aux utilisateurs munis de leur smartphone d'accéder facilement aux documents du référentiel documentaire.
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Quotero directement sur votre bureau
Quotero Explorer est l'outil indispensable pour accéder au référentiel documentaire directement depuis vos applications préférées. Oubliez les traditionnelles applications web peu adaptées aux mécanismes quotidiens de la production documentaire.
Quotero Explorer permet d'améliorer l'expérience utilisateur fortement. Disponible pour toutes les versions de Windows (XP à 7), Quotero Explorer apporte aux utilisateurs toutes les fonctionnalités de Quotero directement sur leur bureau Windows. Ainsi, ils ne sont plus bouleversés dans leurs habitudes de travail et adoptent plus rapidement les réflexes liés à la GED.
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Drag n drop
Quotero Explorer permet de glisser/déposer directement dans Quotero des fichiers ou dossiers enregistrés sur le poste de travail d'utilisateur.
Imports/Exports en masse
Grâce à un module d'import/export, les utilisateurs peuvent importer ou exporter un grand volume de dossiers ou de fichiers directement dans Quotero sans passer par un outil tiers.
Quotero Explorer inclut l'Agent Quotero qui "observe" les modifications effectuées par les utilisateurs sur les documents directement depuis leur poste de travail. Ainsi, les documents ouverts depuis le Quotero Explorer et édités avec n'importe quelle application (OpenOffice, Microsoft Office, Photoshop, etc) sont directement sauvegardés dans Quotero de façon transparente pour l'utilisateur. Plus besoin de repasser par une interface pour importer ses modifications dans la GED.
Sécurité améliorée
L'Agent Quotero permet également de sauvegardé les documents modifiés avant leur envoi vers le serveur. De cette façon, l'utilisateur accède sans difficulté à toutes les versions transmises au serveur et évite ainsi les aléas traditionnels d'une architecture client/serveur.
Quotero Explorer s'adresse également aux développeurs. En effet, ceux-ci peuvent enrichir l'application de fonctionnalités orientées métier en implémentant simplement les interfaces mises à leur disposition.
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Optimiser Microsoft Office avec Quotero
Quotero for Office amène toute la puissance de Quotero directement au sein de l'environnement Microsoft Office
Quotero for Office automatise le système de checkin/checkout des documents sans intervention de l'utilisateur. A chaque ouverture d'un document Microsoft Office, celui est automatiquement bloqué en écriture pour les autres utilisateurs afin de garantir l'intégrité du référentiel en cas de rédaction concurrente. A la fermeture du document, celui-ci est automatiquement débloqué et à nouveau disponible pour les autres utilisateurs.
Quotero for Office permet également la connexion entre les métadonnées de Quotero et celles des documents Microsoft Office. Ainsi, les propriétés de chaque document sont automatiquement enrichies avec celles de Quotero et manipulables au sein du document. Ce système permet l'utilisation de modèles de document ainsi que leur génération automatique à partir de leurs métadonnées.
Gestion de version simplifiée
Quotero for Office assure une gestion simplifiée des versions. L'utilisateur peut à tout moment de sa rédaction choisir de créer une nouvelle version dans Quotero directement depuis l'environnement Microsoft Office. Ce système permet d'optimiser le contrôle du cycle de vie du document.
